Poszukiwany wykonawca miasteczka festynowego na Dni Gminy Dopiewo 2026

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI REALIZACJI

Nr postępowania: RP/03/2026 Nazwa postępowania: Organizacja miasteczka festynowego podczas „Dni Gminy Dopiewo 2026”

Prowadzący sprawę:

Kierownik Referatu Promocji – Michał Juskowiak _________________

Zatwierdzam: Z-ca Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandra Rutyna _________________

Dopiewo, dnia 12.05.2026 r.

Nazwa oraz adres Zamawiającego. Strona Zamawiająca: Gmina Dopiewo Adres siedziby: ul. Leśna 1c, 62-070 Dopiewo, pow. poznański, woj. wielkopolskie REGON: 631258738 NIP: 777-31-33-416 Telefon: 61 8148 331 Faks: 61 8148 092 Adres strony internetowej Zamawiającego: bip.dopiewo.pl Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Michał Juskowiak Adres poczty elektronicznej: michal.juskowiak​@​dopiewo​.​pl Czas pracy urzędu: a) w poniedziałki od 9.00 do 17.00 b) od wtorku do piątku od 7.30 do 15.30

Adres strony internetowej, na której jest prowadzone postępowanie i na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści OPZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z niniejszym postępowaniem: https://platformazakupowa.pl/pn/dopiewo

II. Tryb udzielania zamówienia. 1. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający informuje, że wyłącza możliwości stosowania w przedmiotowym postępowaniu faktur elektronicznych, ustrukturyzowanych oraz informuje, że w przypadku zamówień opodatkowanych podatkiem VAT, będzie stosował płatność współdzieloną.

III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja miasteczka festynowego podczas „Dni Gminy Dopiewo 2026” Gmina Dopiewo zaprasza firmy o doświadczeniu branżowym do współpracy przy organizacji tzw. „miasteczka festynowego” podczas wydarzenia plenerowego „Dni Gminy Dopiewo 2026”, które odbędą się w terminie 27-28.06.2026 r. Czekamy na oferty, które dotyczą: Część nr 1 - w zakresie gastronomi i handlu Część nr 2 - w zakresie rozrywki

Oferta w części gastronomicznej i handlowej powinna zawierać informacje o: oferta menu min.6, max 10 food trucków lub stoisk wraz z cennikiem, informacja o dostępnych rodzajach piw, w tym: klasycznych, rzemieślniczych, bezalkoholowych, girlandy oświetleniowe dla strefy gastronomicznej, zapewnienie leżaków min. 15 sztuk, ilość rollbarów min. 4 sztuki, zapewnienie min. 20 sztuk ławostołów, wskazaniu ceny za talon konsumpcyjny dla Gminy Dopiewo (talony na posiłek i napój: Talon typu nr 1 składający się z kiełbasy min. 100 g, pieczywa i napoju o poj. 0.5 l, Talon typu nr 2 z składającego się z zapiekanki min. 30 cm i napoju o poj. 0.5 l). Wzór talonu zapewnia zamawiający. Zapewnienie agregatu prądotwórczego, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi strefy gastronomicznej. Informacje o asortymencie proponowanych stoisk handlowych na placu (usługi, sprzedaż, zabawki, rękodzieło, biżuteria, itp.). Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji stoiska własnego i partnerów organizacyjnych wydarzenia, o charakterze informacyjnym, promocyjnym, charytatywnym, itp. Na stoiskach prowadzone będą następujące formy animacji: plecenie warkoczyków, malowanie tatuaży (w tym: brokatowych), kolorowanki, wykonywanie własnych przypinek i magnesów, rozdawanie gadżetów Gminy Dopiewo i jednostek organizacyjnych, w tym kiermasz książek oraz produktów w tym: spożywczych rozdawanych partnerów wydarzenia, bezpłatne badanie wzroku, videobudka 360, koło fortuny, sportowy tor przeszkód, warsztaty plastyczne, stoisko z alpakami i kozami, stoisko rowerowe. Podczas imprezy uczestnicy będą mogli spotkać duże maskotki, które zapewnia zamawiający. Na stoiskach zapewnionych przez Zamawiającego znajdować się również będą ulotki i balony. Na terenie imprezy Zamawiający zapewni również tzw. „ścianki do zdjęć” dla uczestników.

Oferta w części rozrywkowej powinna zawierać informacje o: ilości i rodzaju gwarantowanych rozrywek dla dzieci i młodzieży typu urządzeń wesołego miasteczka (minimum sześć urządzeń w tym tzw. karuzele wysokie”. Urządzenia zabawowe zgłoszone do oferty winny posiadać atesty wymagane dla urządzeń wykorzystywanych na imprezach masowych. Zapewnienie dla Gminy Dopiewo 100 sztuk biletów do wykorzystania w strefie rozrywkowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji strefy z urządzeniami dmuchanymi dla dzieci, która dla uczestników wydarzenia będzie bezpłatna. Zapewnienie agregatu prądotwórczego, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi strefy rozrywkowej. Oferta w każdej z części powinna zawierać informacje o: zapewnieniu kwoty za wyłączność do organizacji miasteczka podczas wydarzenia.

Dodatkowe informacje: Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji stoiska własnego i partnerów organizacyjnych wydarzenia, o charakterze informacyjnym, promocyjnym, charytatywnym, itp. o którym mowa powyżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapewnienia w miejscu wydarzenia tzw. „dmuchańców” dla dzieci, które będą udostępniane bezpłatnie uczestnikom wydarzenia (co powinni mieć na uwadze oferenci, których oferta dotyczy części rozrywkowej), o których mowa powyżej.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

Umowa nr ________ zawarta w dniu _______________ roku w Dopiewie, pomiędzy: Gminą Dopiewo z siedzibą w Dopiewie przy ul. Leśnej 1c, 62-070 Dopiewo, posiadającą NIP: 777 31 33 416, zwaną dalej „ Współorganizatorem”, reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandrę Rutynę, przy kontrasygnacie Skarbnika – Agnieszki Krupy-Sokołowskiej, a _____________________________ zwaną/ym dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez ____________________

a także zwanymi w dalszej części umowy „Umowy” również każdy z nich z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”

o następującej treści: §1 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest zapewnienie wyłączności na obsługę imprezy plenerowej w zakresie „miasteczka festynowego” podczas wydarzenia pn. „Dni Gminy Dopiewo 2026” (dalej jako „Wydarzenie”), składającego się z dwóch części: strefy handlowo - gastronomicznej oraz strefy rozrywkowej w miejscach wskazanych przez Współorganizatora. Wydarzenie odbędzie się w Dopiewie w dniu: a) 27 czerwca 2026 roku – w zakresie strefy handlowo - gastronomicznej oraz strefy rozrywkowej na terenie placu gminnego przy skrzyżowaniu ul. Łąkowej i ul. Wyzwolenia w Dopiewie, począwszy od godz. 15:00 do godz. 2:00 w niedzielę 28 czerwca 2026 roku, b) 28 czerwca 2026 roku – w zakresie strefy rozrywkowej na terenie placu gminnego przy skrzyżowaniu ul. Łąkowej i ul. Wyzwolenia w Dopiewie, począwszy od godz. 9:00 do godz. 16:00 w niedzielę 28 czerwca 2026 roku, zgodnie z harmonogramem Wydarzenia z tym zastrzeżeniem, iż za realizację harmonogramu Wydarzenia odpowiada Organizator (Gminna Biblioteka Publiczna i Centrum Kultury w Dopiewie) oraz zgodnie z planem sytuacyjnym, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. 2. Wykonawca zapewnia, że organizowane przez niego strefy, o których mowa powyżej podczas Wydarzenia funkcjonować będą nieprzerwanie w godzinach określonych w §1 ust. 1 Umowy zgodnie z treścią Umowy oraz OPZ oraz zgodnie z celem, któremu mają służyć. 3. Współorganizator podaje w oparciu o dane z poprzednich lat i własną ocenę atrakcyjności Wydarzenia, iż frekwencja w poprzednich latach, na tego typu wydarzeniach plenerowych wynosiła ok. 3000 osób. 4. Obsługa „strefy handlowej - gastronomicznej” i „strefy rozrywkowej” będzie świadczona w oparciu o: 1) niniejszą Umowę, 2) Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący załącznik nr 3 do Umowy. 5. Wykonawca zapewnia, że będzie świadczył usługi w zakresie i terminach określonych w §1 ust. 1 Umowy przy czym gotowość do udostępnienia stref ustala się na: a) w zakresie strefy handlowo – gastronomicznej: w dniu 27 czerwca 2026 roku - na godz. 14:00, b) w zakresie strefy rozrywkowej: w dniu 27 czerwca 2026 roku - na godz. 14:00, w dniu 28 czerwca 2026 roku - na godz. 8:00. 6. O wszystkich zmianach w harmonogramie Wydarzenia Współorganizator poinformuje Wykonawcę niezwłocznie. 7. Udzielając Wykonawcy wyłączności na obsługę stref, o których mowa w §1 ust. 1 Umowy w ramach „miasteczka festynowego” podczas Wydarzenia Współorganizator zapewnia, że podczas tego Wydarzenia żaden inny podmiot nie będzie prowadził, na zlecenie lub za zgodą Współorganizatora podobnej lub takiej samej działalności jak Wykonawca w zakresie opisanym w §1 ust. 1, z zastrzeżeniem przypadków określonych w Umowie zarówno odpłatnie, jak i nieodpłatnie. Naruszenie obowiązku zapewnienia wyłączności, skutkuje po stronie Współorganizatora, obowiązkiem zapłaty kary umownej zastrzeżonej w Umowie. 8. Ilość punktów strefy handlowo – gastronomicznej oraz strefy rozrywkowej winna zostać uzgodniona ze Współorganizatorem i przez niego zaakceptowana, albowiem ilość punktów musi zostać dostosowana do powierzchni miejsca przeznaczonego na te cele przez Współorganizatora.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

%

EMO8DU0Y 98529 pod usa] Auemouejd EP] EMOYMAIZOJ 529 pod use) AueMoLUEJd ER

IUEDUEUONWPp z 9s8z9 pod usJe] AuemouEJd RS BUZOIWUOUOJ]SEG - OMO|PUEY 98325 pod usJe] Auemouejd