Nabór ofert na organizację miasteczka festynowego w Dąbrówce

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI REALIZACJI

Nr postępowania: RP/07/2026 Nazwa postępowania: Organizacja miasteczka festynowego podczas „Pożegnanie Lata 2026”

Prowadzący sprawę:

Kierownik Referatu Promocji – Michał Juskowiak

Zatwierdzam: Z-ca Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandra Rutyna

Dopiewo, dnia 13.08.2026 r.

Nazwa oraz adres Zamawiającego. Strona Zamawiająca: Gmina Dopiewo Adres siedziby: ul. Leśna 1c, 62-070 Dopiewo, pow. poznański, woj. wielkopolskie REGON: 631258738 NIP: 777-31-33-416 Telefon: 61 8148 331 Faks: 61 8148 092 Adres strony internetowej Zamawiającego: bip.dopiewo.pl Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Michał Juskowiak Adres poczty elektronicznej: michal.juskowiak​@​dopiewo​.​pl Czas pracy urzędu: a) w poniedziałki od 9.00 do 17.00 b) od wtorku do piątku od 7.30 do 15.30

Adres strony internetowej, na której jest prowadzone postępowanie i na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści OPZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z niniejszym postępowaniem: https://platformazakupowa.pl/pn/dopiewo

II. Tryb udzielania zamówienia. 1. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający informuje, że wyłącza możliwości stosowania w przedmiotowym postępowaniu faktur elektronicznych, ustrukturyzowanych oraz informuje, że w przypadku zamówień opodatkowanych podatkiem VAT, będzie stosował płatność współdzieloną.

III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja miasteczka festynowego podczas wydarzenia pn. „Pożegnanie Lata 2026” Gmina Dopiewo zaprasza firmy o doświadczeniu branżowym do współpracy przy organizacji tzw. „miasteczka festynowego” podczas wydarzenia plenerowego pn. „Pożegnanie Lata 2026”, które odbędzie się w terminie 19-20.09.2026 r. Czekamy na oferty, które dotyczą:

Oferta w części gastronomicznej i handlowej powinna zawierać informacje o: oferta menu min.6, max. 10 food trucków lub stoisk wraz z cennikiem, informacja o dostępnych rodzajach piw, w tym: klasycznych, rzemieślniczych, bezalkoholowych, ciemne informacja o dostępnych rodzajach alkoholu innego niż piwo girlandy oświetleniowe dla strefy gastronomicznej, ilość rollbarów min. 3 sztuki, zapewnienie min. 20 sztuk ławostołów, wskazaniu ceny za talon konsumpcyjny dla Gminy Dopiewo (talony na posiłek i napój: Talon typu nr 1 składający się z kiełbasy min. 100 g, pieczywa i napoju o poj. 0.5 l, Talon typu nr 2 z składającego się z zapiekanki (m.in. dwa rodzaje do wyboru) min. 30 cm i napoju o poj. 0.5 l). Wzór talonu zapewnia zamawiający. Zapewnienie agregatu prądotwórczego, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi strefy gastronomicznej. Informacje o asortymencie proponowanych stoisk handlowych na placu (usługi, sprzedaż, rękodzieło, biżuteria, itp.). Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji stoiska własnego, organizacji pozarządowych i partnerów organizacyjnych wydarzenia, o charakterze informacyjnym, promocyjnym, charytatywnym, itp. Na stoiskach prowadzone będą następujące formy animacji: plecenie warkoczyków, wodne tatuaże, kolorowanki, wykonywanie własnych przypinek i magnesów, rozdawanie gadżetów Gminy Dopiewo i jednostek organizacyjnych, w tym kiermasz książek oraz produktów w tym: spożywczych rozdawanych partnerów wydarzenia, bezpłatne badania medyczne, videobudka 360, koło fortuny, sportowy tor przeszkód, warsztaty plastyczne, stoisko ze zwierzętami, stoisko rowerowe. Podczas imprezy uczestnicy będą mogli spotkać duże maskotki, które zapewnia zamawiający. Na stoiskach zapewnionych przez Zamawiającego znajdować się również będą ulotki i balony. Na terenie imprezy Zamawiający zapewni również tzw. „ścianki do zdjęć” dla uczestników.

Oferta powinna zawierać informacje o: zapewnieniu kwoty za wyłączność do organizacji miasteczka podczas wydarzenia.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI REALIZACJI

Nr postępowania: RP/07/2026 Nazwa postępowania: Organizacja miasteczka festynowego podczas „Pożegnanie Lata 2026”

Prowadzący sprawę:

Kierownik Referatu Promocji – Michał Juskowiak

Zatwierdzam: Z-ca Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandra Rutyna

Dopiewo, dnia 13.08.2026 r.

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego. Strona Zamawiająca: Gmina Dopiewo Adres siedziby: ul. Leśna 1c, 62-070 Dopiewo, pow. poznański, woj. wielkopolskie REGON: 631258738 NIP: 777-31-33-416 Telefon: 61 8148 331 Faks: 61 8148 092 Adres strony internetowej Zamawiającego: bip.dopiewo.pl Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Michał Juskowiak Adres poczty elektronicznej: michal.juskowiak​@​dopiewo​.​pl Czas pracy urzędu: a) w poniedziałki od 9.00 do 17.00 b) od wtorku do piątku od 7.30 do 15.30

Adres strony internetowej, na której jest prowadzone postępowanie i na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści OPZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z niniejszym postępowaniem: https://platformazakupowa.pl/pn/dopiewo

II. Tryb udzielania zamówienia. 1. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający informuje, że wyłącza możliwości stosowania w przedmiotowym postępowaniu faktur elektronicznych, ustrukturyzowanych oraz informuje, że w przypadku zamówień opodatkowanych podatkiem VAT, będzie stosował płatność współdzieloną.

III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest: Organizacja miasteczka festynowego podczas wydarzenia pn. „Pożegnanie Lata 2026” Gmina Dopiewo zaprasza firmy o doświadczeniu branżowym do współpracy przy organizacji tzw. „miasteczka festynowego” podczas wydarzenia plenerowego pn. „Pożegnanie Lata 2026”, które odbędzie się w terminie 19-20.09.2026 r. Czekamy na oferty, które dotyczą:

Oferta w części gastronomicznej i handlowej powinna zawierać informacje o:  oferta menu min.6, max. 10 food trucków lub stoisk wraz z cennikiem,  informacja o dostępnych rodzajach piw, w tym: klasycznych, rzemieślniczych, bezalkoholowych, ciemne  informacja o dostępnych rodzajach alkoholu innego niż piwo  girlandy oświetleniowe dla strefy gastronomicznej,  ilość rollbarów min. 3 sztuki,  zapewnienie min. 20 sztuk ławostołów,  wskazaniu ceny za talon konsumpcyjny dla Gminy Dopiewo (talony na posiłek i napój: Talon typu nr 1 składający się z kiełbasy min. 100 g, pieczywa i napoju o poj. 0.5 l, Talon typu nr 2 z składającego się z zapiekanki (m.in. dwa rodzaje do wyboru) min. 30 cm i napoju o poj. 0.5 l). Wzór talonu zapewnia zamawiający.  Zapewnienie agregatu prądotwórczego, w celu zapewnienia prawidłowej obsługi strefy gastronomicznej.  Informacje o asortymencie proponowanych stoisk handlowych na placu (usługi, sprzedaż, rękodzieło, biżuteria, itp.).  Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji stoiska własnego, organizacji pozarządowych i partnerów organizacyjnych wydarzenia, o charakterze informacyjnym, promocyjnym, charytatywnym, itp. Na stoiskach prowadzone będą następujące formy animacji: plecenie warkoczyków, wodne tatuaże, kolorowanki, wykonywanie własnych przypinek i magnesów, rozdawanie gadżetów Gminy Dopiewo i jednostek organizacyjnych, w tym kiermasz książek oraz produktów w tym: spożywczych rozdawanych partnerów wydarzenia, bezpłatne badania medyczne, videobudka 360, koło fortuny, sportowy tor przeszkód, warsztaty plastyczne, stoisko ze zwierzętami, stoisko rowerowe. Podczas imprezy uczestnicy będą mogli spotkać duże maskotki, które zapewnia zamawiający.  Na stoiskach zapewnionych przez Zamawiającego znajdować się również będą ulotki i balony.  Na terenie imprezy Zamawiający zapewni również tzw. „ścianki do zdjęć” dla uczestników.

Oferta powinna zawierać informacje o:  zapewnieniu kwoty za wyłączność do organizacji miasteczka podczas wydarzenia.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

Umowa nr ________ zawarta w dniu _______________ roku w Dopiewie, pomiędzy: Gminą Dopiewo z siedzibą w Dopiewie przy ul. Leśnej 1c, 62-070 Dopiewo, posiadającą NIP: 777 31 33 416, zwaną dalej „Współorganizatorem”, reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandrę Rutynę, przy kontrasygnacie Zastępcy Głównej Księgowej – Beaty Matuszewskiej, działającej z upoważnienia Skarbnika Gminy Dopiewo a _____________________ zwaną/ym dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez _______________

a także zwanymi w dalszej części umowy „Umowy” również każdy z nich z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”

o następującej treści: §1. 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest zapewnienie wyłączności na obsługę imprezy plenerowej w zakresie funkcjonowania strefy handlowo - gastronomicznej podczas wydarzenia pn. „Pożegnanie Lata 2026” (dalej jako „Wydarzenie”), składającego się ze strefy handlowo - gastronomicznej w miejscach wskazanych przez Współorganizatora. Wydarzenie odbędzie się w Dąbrówce w dniach od 19 września 2026 r. od godz. 16:00 do 20 września 2026 r. do godziny 2:00 na terenie Zabytkowego Parku przy ul. Parkowej w Dąbrówce, zgodnie z harmonogramem Wydarzenia (stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy) z tym zastrzeżeniem, iż za realizację harmonogramu Wydarzenia odpowiada Organizator (Gminna Biblioteka Publiczna i Centrum Kultury w Dopiewie) oraz zgodnie z planem sytuacyjnym, stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy. 2. Wykonawca zapewnia, że organizowana przez niego strefa, o których mowa powyżej podczas Wydarzenia funkcjonować będą nieprzerwanie w godzinach określonych w §1 ust. 1 Umowy zgodnie z treścią Umowy oraz Opisu Przedmiotu Zamówienia (dalej „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy oraz zgodnie z celem, któremu ma służyć. 3. Współorganizator podaje w oparciu o dane z poprzednich lat i własną ocenę atrakcyjności Wydarzenia, iż frekwencja w poprzednich latach, na tego typu wydarzeniach plenerowych wynosiła ok. 3000 osób. 4. Obsługa „strefy handlowej - gastronomicznej” będzie świadczona w oparciu o: 1) niniejszą Umowę, 2) Opis Przedmiotu Zamówienia, 3) Ofertę Wykonawcy stanowiącą załącznik nr 4 do Umowy. Jeżeli w trakcie realizacji Umowy w wyżej wskazanych dokumentach znajdzie się jakakolwiek sprzeczność lub rozbieżność to Wykonawca wystąpi do Zamawiającego, o jednoznaczne zajęcie stanowiska, biorąc pod uwagę kolejność pierwszeństwa dokumentów jak powyżej. Dokumenty opisujące przedmiot Umowy należy traktować jako wzajemnie wyjaśniające i uzupełniające się w tym znaczeniu, iż w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niejasności lub wieloznaczności Wykonawca nie będzie mógł ograniczyć zakresu swojego zobowiązania ani zakresu należytej staranności. 5. Wykonawca zapewnia, że będzie świadczył usługi w zakresie i terminach określonych w §1 ust. 1 Umowy przy czym gotowość do udostępnienia strefy handlowo – gastronomicznej przez Wykonawcę Strony ustalają na dzień 19 września 2026 roku od godz. 14:00, 6. O wszystkich zmianach w harmonogramie Wydarzenia Współorganizator poinformuje Wykonawcę niezwłocznie. 7. Udzielając Wykonawcy wyłączności na obsługę strefy, o której mowa w §1 ust. 1 Umowy w ramach „miasteczka festynowego” podczas Wydarzenia Współorganizator zapewnia, że podczas tego Wydarzenia żaden inny podmiot nie będzie prowadził, na zlecenie lub za zgodą Współorganizatora podobnej lub takiej samej działalności jak Wykonawca w zakresie opisanym w §1 ust. 1, z zastrzeżeniem przypadków określonych w Umowie w szczególności w załączniku nr 5 do Umowy, zarówno odpłatnie, jak i nieodpłatnie. Naruszenie obowiązku zapewnienia wyłączności, skutkuje po stronie Współorganizatora, obowiązkiem zapłaty kary umownej zastrzeżonej w Umowie. 8. Ilość punktów strefy handlowo – gastronomicznej winna zostać uzgodniona ze Współorganizatorem i przez niego zaakceptowana, albowiem ilość punktów musi zostać dostosowana do powierzchni miejsca przeznaczonego na te cele przez Współorganizatora.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)