Gmina Dopiewo kupuje oprogramowanie do obsługi placów zabaw

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI REALIZACJI

Nr postępowania: RMK/8/2026

Nazwa postępowania: zakup 39 pakietów oprogramowania do prowadzenia „Elektronicznych Książek Placów Zabaw/Siłowni Plenerowych” (e -usługi dostępnej „on -line” dla zalogowanych użytkowników) zgodnie z Normą PN-EN 1176, i/lub PN 16630, PN-EN 14974 w ramach licencji na okres 36 miesięcy.

Prowadzący sprawę: Anna Kujawa podinspektor ds. gospodarki lokalowej

Zatwierdzam:

Aleksandra Rutyna Zastępca Wójta

Dopiewo, dnia 18.03.2026 r.

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego. Strona Zamawiająca: Gmina Dopiewo Adres siedziby: ul. Leśna 1c, 62-070 Dopiewo, pow. poznański, woj. wielkopolskie REGON: 631258738 NIP: 777-31-33-416 Telefon: 61 8148 331 Faks: 61 8148 092

Adres strony internetowej Zamawiającego: bip.dopiewo.pl

Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Anna Kujawa. Adres poczty elektronicznej: anna.kujawa​@​dopiewo​.​pl, tel. 618 906 394. Czas pracy urzędu: a) w poniedziałki od 9.00 do 17.00 b) od wtorku do piątku od 7.30 do 15.30 Adres strony internetowej, na której jest prowadzone postępowanie i na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści OPZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z niniejszym postępowaniem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1278077.

II. Tryb udzielania zamówienia. 1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie regulaminowym o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający informuje, że wyłącza możliwości stosowania w przedmiotowym postępowaniu faktur elektronicznych, ustrukturyzowanych oraz informuje, że w przypadku zamówień opodatkowanych podatkiem VAT, będzie stosował płatność współdzieloną.

III. Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup 39 pakietów oprogramowania do prowadzenia „Elektronicznych Książek Placów Zabaw/Siłowni Plenerowych” (e-usługi dostępnej „on-line” dla zalogowanych użytkowników) zgodnie z Normą PN-EN 1176, i/lub PN 16630, PN-EN 14974 w ramach licencji na okres 36 miesięcy zgodnie ze szczegółowym wykazem prac ujętym w załączniku nr 2 do OPZ – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został opisan y w Załączniku nr 2 do OPZ i stanowi jego integralną część. Opisane w niniejszym zapytaniu oraz jej załącznikach parametry przedmiotu zamówienia stanowią minimum techniczne i jakościowe wymagane przez Zamawiającego. 3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Główny kod CPV: 48000000-8

IV. Termin wykonania zamówienia. Wykonanie zadania: do 31 marca 2029 r.

V. Warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu , nie podlegają wykluczeniu z postępowania oraz Wykonawcy którzy muszą posiadać odpowiednie uprawnienia , a także zobowiązują się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami prawa, a także polskimi normami. 3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu śro dka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/200 6 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.

VI. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. 1. Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Anna Kujawa. 2. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania. 3. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: za pośrednictwem platformy zakupowej, dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/dopiewo. 4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 5. W przypadku większych plików zaleca się skorzystanie z instrukcji pakowania plików, dostępnej na platformazakupowa.pl. 6. Czas wyświetlany na platformazakupowa.pl synchronizuje się automatycznie z serwerem Głównego Urzędu Miar. 7. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy zakupowej dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy zakupowej znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

Załącznik nr 2 – do OPZiRW z dnia …………..

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest złożenie oferty cenowej na: zakup 39 pakietów oprogramowania do prowadzenia „Elektronicznych Książek Placów Zabaw/Siłowni Plenerowych” (e -usługi dostępnej „on-line” dla zalogowanych użytkowników) zgodnie z Normą PN-EN 1176, i/lub PN 16630, PN-EN 14974 w ramach licencji na okres 36 miesięcy.

I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca oświadcza , że oprogramowanie „ Elektroniczna Książka Placów Zabaw/Siłowni Plenerowej” lub równoważne , które udostępni Zamawiającemu posiada co najmniej następującą funkcjonalność: a) możliwość prowadzenia dokumentacji obiektów zgodnie z Normą PN-EN 1176 oraz PN-EN 1630, PN-EN 14974 w tym: archiwizacja informacji i dokumentów związanych z placami zabaw/siłowniami plenerow ymi i/lub terenami rekreacyjnymi takimi jak: certyfikaty, karty techniczne urządzeń, informacje gwarancyjne, itp. (dokumenty podporządkowane do poszczególnych urządzeń zainstalowanych w obrębie danego obiektu), b) generator planu kontroli i konserwacji obiektów/urządzeń, c) automatyczne przypominanie e -mail m.in. o terminach wszystkich przeglądów technicznych i zaplanowanych działaniach, d) moduł przeglądów okresowych (regularnych, funkcyjnych, podstawowych, 5 -letnich), e) funkcja „ocena ryzyka”, f) możliwość automatycznego generowania oraz pobierania w formie dokumentu pdf dokumentacji obiektów oznaczonych unikalnym numerem identyfikującym dany plac zabaw/siłowni plenerowych, g) planowanie działań oraz delegowanie zadań na innych użytkowników aplikacji, h) ustalenie różnych poziomów i uprawnień dostępu do zarejestrowanych Użytkowników aplikacji, i) dostępność „on-line” do zarejestrowanych Użytkowników. 2. Wykonawca zastrzega sobie prawo do rozwijania i uzupełniania funkcjonalności oprogramowania oraz jego aktualizacji, które będą udostępnione Zamawiającemu bez ponoszenia dodatkowych kosztów w trakcie obowiązywania umowy. 3. Po zakończeniu okresu licencji zostaną wyłączone funkcje związane z automatyką systemu typu: przypomnienie o przeglądach, moduły przeglądów, planowanie działa, itp. 4. Dane zgromadzone przez Użytkowników aplikacji będą przechowywane przez okres 24 - miesięcy od daty wygaśnięcia licencji bez możliwości ich edytowania. W tym czasie Użytkownik/Zamawiający aplikacji będzie miał podgląd do zgromadzonych danych oraz możliwość ich pobrania i wydrukowania.

II. Dodatkowo: 1. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania licencji na użytkowanie oprogramowania z możliwością dalszego udostępniania 2. Wykonawca w ramach Umowy zobowiązuje się do przeszkolenia z zakresie obsługi oprogramowania/aplikacji wskazanych przez Zamawiającego Użytkowników w liczbie nie przekraczającej 5 osób. 3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy zgodnie z zasadami wiedzy technicznej i obowiązującymi przepisami prawa, a także polskimi normami, w terminie w niej uzgodnionym. 4. Wykonawca zamówienia powinien przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na termin i cenę zamówienia. W związku z powyższym wymagane jest od oferentów bardzo szczegółowe sprawdzenie i przeanalizowanie warunków wykonania zamówienia.

5. Wymagania w zakresie placów zabaw, siłowni zewnętrznych oraz terenów rekreacyjnych zostały opisane w Polskich Normach, zgodnie z którymi należy opracować s kuteczny system kontroli zawierający poszczególne elementy: • plan kontroli, • harmonogram konserwacji, • sprawozdanie z kontroli po montażowej obiektu, • protokoły z przeprowadzonych kontroli okresowych, • zapisy z przeprowadzonych prac konserwacyjnych i modernizacyjnych, • procedurę postępowania w razie wypadku, awarii lub pożaru, • protokoły dotyczące wypadków, awarii lub pożaru, jeśli do nich doszło.

III. Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 31.03.2029 r.

ZASTRZEŻENIE

Zamawiający zastrzega sobie prawo przerwania postępowania na każdym etapie oraz możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez podania przyc zyny.

WZÓR UMOWY Załącznik nr 3 do OPZiWR z dnia 18.03.2026 r.

UMOWA nr RMK.7021……………….

zawarta w dniu ………………. w Dopiewie pomiędzy: Gminą Dopiewo z siedzibą w Dopiewie (62-070) przy ul. Leśnej 1c, posługującą się NIP 7773133416, REGON 631258738, zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”, reprezentowaną przez: Zastępcę Wójta Gminy Dopiewo – Aleksandrę Rutynę, z kontrasygnatą …………………………………………………………………, a ………………………………………………………………………………………………………………………. zwanym dalej „Wykonawcą”, reprezentowanym przez: …………………………

a także zwanymi w dalszej części umowy „Umowy” również każdy z nich z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”.

W wyniku dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego na podstawie Zarządzenia nr 164/2025 Wójta Gminy Dopiewo -Kierownika Urzędu z dnia 31 grudnia 2025 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 2ust. 1 pkt.1 Prawo zamówień publicznych” w Urzędzie Gminy Dopiewo na: ……………………………………………., została zawarta umowa o następującej treści:

§1 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest zakup 39 pakietów dostępowych do aplikacji przeznaczonej do prowadzenia „Elektronicznych Książek Placów Zabaw/Siłowni Plenerowych” (e -usługi dostępne j „on-line” dla zalogowanych użytkowników przez dedykowany portal internetowy ) zgodnie z obowiązującą na dzień podpisania umowy n ormą PN-EN 1176 i/lub PN-EN 16630 i/lub PN-EN 14974, w ramach licencji na okres 36 miesięcy. Szczegółowy zakres przedmiotu Umowy określony został w zapytaniu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy i ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy (dalej „SOPZ”). 2. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zapewni między innymi: − licencję na okres 36 miesięcy obejmującą zakres określony w §1 ust. 1 Umowy, − możliwość generowania dla 39 obiektów wyposażonych w urządzenia na placach zabaw i siłowniach zewnętrznych, pełnej dokumentacji tych obiektów, w tym ewidencję urządzeń, − możliwość wprowadzenia i podgląd u danych dotyczących realizacji planów kontroli urządzeń i konserwacji obiektów oraz samych przeglądów technicznych, − bezpieczeństwo danych wprowadzanych przez Zamawiającego do aplikacji i ich bezpieczne utrzymani oraz archiwizację Szczegółowy zakres przedmiotem umowy jest zgodny z zapytaniem ofertowym oraz złożoną ofertą Wykonawcy, stanowiącymi odpowiednio załącznik nr 1 i załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.

§2 Oświadczenie Stron Strony zgodnie oświadczają, że osoby je reprezentujące przy zawieraniu niniejszej Umowy są do tego prawnie umocowane zgodnie z wymogami prawa polskiego. W związku z powyższym nie będą powoływać się na brak umocowania osoby reprezentującej w przypadku jakic hkolwiek sporów mogących wyniknąć z Umowy

Strona 2 z 6

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)