Zakup i montaż świątecznej choinki 3D w Gminie Dopiewo

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKI REALIZACJI

Nr postępowania: RP/13/2026 Nazwa postępowania: Iluminacja świąteczna - choinka stożkowa 3D

Prowadzący sprawę:

Michał Juskowiak

Zatwierdzam:

Aleksandra Rutyna

Nazwa oraz adres Zamawiającego. Strona Zamawiająca: Gmina Dopiewo Adres siedziby: ul. Leśna 1c, 62-070 Dopiewo, pow. poznański, woj. wielkopolskie REGON: 631258738 NIP: 777-31-33-416 Telefon: 61 8148 331 Faks: 61 8148 092 Adres strony internetowej Zamawiającego: bip.dopiewo.pl Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Michał Juskowiak Adres poczty elektronicznej: michal.juskowiak​@​dopiewo​.​pl Czas pracy urzędu: a) w poniedziałki od 9.00 do 17.00 b) od wtorku do piątku od 7.30 do 15.30

Adres strony internetowej, na której jest prowadzone postępowanie i na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści OPZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z niniejszym postępowaniem: https://platformazakupowa.pl/pn/dopiewo

II. Tryb udzielania zamówienia.

1. Szacunkowa wartość niniejszego zamówienia nie przekracza kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający informuje, że wyłącza możliwości stosowania w przedmiotowym postępowaniu faktur elektronicznych, ustrukturyzowanych oraz informuje, że w przypadku zamówień opodatkowanych podatkiem VAT, będzie stosował płatność współdzieloną.

III. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompletnej wolnostojącej dekoracji świątecznej w postaci zielonej choinki stożkowej o wysokości 10 m i średnicy podstawy 3,60 m, wyposażonej w iluminację LED o ciepłej białej barwie światła, punkty z efektem FLASH (błysk), przestrzenną gwiazdę szczytową oraz zestaw dekoracji indywidualnie zaprojektowanych dla Gminy Dopiewo. Instalacja przeznaczona jest do ekspozycji zewnętrznej w przestrzeni publicznej. Zapewnienie pierwszego montażu w miejscu wskazanym przez zamawiającego.

Choinka powinna mieć wysokość min. 10 metrów oraz średnicę podstawy około 3,60 metra. Konstrukcja w kształcie regularnego stożka powinna być wyposażona w zielone poszycie imitujące naturalne drzewo iglaste, stanowiące tło dla iluminacji świetlnej oraz ozdób świątecznych.

Dekoracja powinna być wyposażona w energooszczędne oświetlenie LED o ciepłej białej barwie światła, obejmujące nie mniej niż 8 500 punktów świetlnych, w tym nie mniej niż 1 500 punktów z efektem FLASH (błysk), zapewniających efekt delikatnego migotania. Iluminacja powinna być równomiernie rozmieszczona na powierzchni choinki, zapewniając atrakcyjny efekt wizualny zarówno w porze dziennej, jak i po zmroku. Na szczycie choinki należy przewidzieć przestrzenną, wieloramienną gwiazdę świetlną 3D o wymiarach około 80 × 80 cm, utrzymaną w ciepłej białej kolorystyce, harmonizującej z pozostałymi elementami iluminacji. W skład dekoracji świątecznej powinny wchodzić również: 10 sztuk personalizowanych dekoracji świetlnych 2D, nawiązujących do charakterystycznych maskotek związanych z Gminą Dopiewo; 10 sztuk przestrzennych kul świetlnych 3D, rozmieszczonych na różnych wysokościach choinki; Całość uzupełniona o dodatkowe ozdób choinkowe w tym bombek i elementów dekoracyjnych, kolorystycznie dopasowanych do całej kompozycji w kolorystyce biało - niebieskiej. Szczegółowy układ elementów dekoracyjnych powinien zostać uzgodniony z Zamawiającym na podstawie przedstawionej wizualizacji. Choinka powinna zawierać obowiązujące wymagania w zakresie bezpieczeństwa użytkowania i instalacji elektrycznych. Oświetlenie bazowe powinno posiadać stopień ochrony IP66 i klasę ochronności II. Wykonawca zobowiązuje się do pierwszego montażu choinki na terenie trawiastym, wskazanym przez Zamawiającego przy ul. Łąkowej w Dopiewie (62-070). Sposób posadowienia i zabezpieczenia konstrukcji powinien uwzględniać warunki terenowe, obciążenia oraz konieczność zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa osób przebywających w jej otoczeniu.

IV. Termin wykonania zamówienia: 1 grudnia 2026 r.

V. Warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu i nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków udziału w niniejszym postępowaniu. 3. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy; 3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów.

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)

............................., dnia......................... FORMULARZ OFERTOWY

1. Nazwa Wykonawcy :

• Nazwa Wykonawcy

Adres Wykonawcy

2. Nawiązując do zaproszenia do złożenia oferty: Pn. „Iluminacja świąteczna - choinka stożkowa 3D”

Wykonawca oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i normami oraz wymogami i zakresem określonym w zaproszeniu do złożenia oferty, na następujących warunkach:

Cenaza realizację usługi 1. Cena zł netto

2. Stawka VAT %

3. Cena zł brutto PLN

4. Gwarantujemy wykonanie zamówienia w terminie określonym w zaproszeniu.

5. Akceptujemy warunki płatności określone w projekcie umowy i przyjęty przez Zamawiającego system współdzielonej płatności VAT.

6. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami zamówienia, oraz zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do prawidłowego przygotowania oferty i nie wnosimy do nich zastrzeżeń.

7. Oświadczamy, że uważamy się związani niniejszą ofertą do terminu wskazanego w zaproszeniu.

8. Oświadczamy, że dołączony do zaproszenia projekt Umowy, został przez nas zaakceptowany oraz, że zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia Umowy na wymienionych w nim warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia poinformowania, o wyborze oferty.

9. Oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO: Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.* 1) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1). * W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

10. Oświadczam, że zapoznałem się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych zawartą na stronie BIP Zamawiającego.

11. Oświadczam, że nie zachodzą wobec nas jakiekolwiek okoliczności odpowiadające przesłance wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 514).

12. Dane Wykonawcy : Nazwa Wykonawcy i adres, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję

NIP - należy wskazać dla każdego z wykonawców wspólnie występujących

REGON

Województwo

Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym

Nr telefonu

Adres e-mail

13. Załącznikami do niniejszej oferty są:

…………………………………………………………………………. Imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

UMOWA nr ………. 2026

zawarta w dniu .. 2026 roku w Dopiewie, pomiędzy: Gminą Dopiewo, z siedzibą w Dopiewie przy ul. Leśnej 1c, 62-070 Dopiewo, posiadającą NIP 7773133416 i REGON: 631258738, zwaną w dalszej treści ,,Zamawiającym”, reprezentowaną przez: Zastępcę Wójta Gminy Dopiewo - Aleksandrę Rutynę, przy kontrasygnacie _____________________ a______________, zwaną/zwanym w dalszej treści „Wykonawcą” reprezentowanym przez _________

a także zwanymi w dalszej treści umowy „Umowa” również każdy z nich z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami” §1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest wykonanie i dostawa wolnostojącej dekoracji świątecznej w postaci zielonej choinki stożkowej zewnętrznej, o wysokości 10 metrów i średnicy podstawy 3,60 metra, wyposażonej w iluminację LED, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 01.12.2026 roku. Szczegółowy zakres prac obejmujących Przedmiot Umowy określony został w zapytaniu ofertowym wraz z Opisem Przedmiotu Zamówienia (dalej „OPZ”) stanowiącymi załącznik nr 1 do Umowy, zwane dalej łącznie „Przedmiot Umowy”. Oferta Wykonawcy stanowi załącznik nr 2 do Umowy. W ramach niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do dostawy, należytego montażu, podłączenia i próbnego rozświetlenia choinki, o której mowa w zdaniu pierwszym oraz przeszkolenia uprawnionego przedstawiciela Zamawiającego w zakresie montażu, podłączenia i rozświetlenia choinki. Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 (pięciu) dni od dnia zawarcia Umowy do wykonania i przesłania do siedziby Zamawiającego wizualizacji choinki (wizualizacja 3D 360°) wraz ze szczegółowym układem elementów dekoracyjnych i oznaczeniem na wizualizacji wielkości każdego z elementów celem ich oceny, co do zgodności z OPZ. Wraz z wizualizacją Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego wzornik materiałów z których może zostać wykonana choinka – nie mniej niż 3 (trzy) próbki materiału, celem ich akceptacji i wyboru przez Zamawiającego jednego z materiałów z którego zostanie wykonana choinka. Wraz z dostarczeniem wizualizacji oraz wzorników (próbek) materiałów Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie ze wskazaniem szczegółowych danych, co do opisu każdej z próbek materiałów, z którego może zostać wykonana choinka, rozmiarów i materiałów personalizowanych dekoracji świetlnych 2D oraz przestrzennych kul świetlnych 3D. Zamawiający w terminie 3 (trzech) dni roboczych od dnia przekazania Zamawiającemu wizualizacji, o której mowa w §1 ust. 2 powyżej oraz próbek materiałów zobowiązuje się poinformować Wykonawcę drogą e-mailową, czy wnosi do przesłanej wizualizacji zastrzeżenia (lub zmiany) czy też nie wnosi zastrzeżeń, a nadto poinformuje Wykonawcę, co do wyboru jednej próbki materiału z której ma zostać wykonana choinka. Zgłoszone zastrzeżenia Zamawiającego do przesłanej wizualizacji Wykonawca zobowiązany jest usunąć w terminie nie dłuższym niż 3 (trzech) dni od daty ich przekazania Wykonawcy w ten sposób, że w tym terminie Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić i wprowadzić zgłoszone przez Zamawiającego zastrzeżenia lub propozycje zmian, a następnie przesłać kolejną wizualizację choinki (wizualizacja 3D 360°) uwzgledniającą zgłoszone zastrzeżenia lub propozycje zmian Zamawiającego celem weryfikacji i akceptacji wizualizacji przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość składania dalszych uwag lub zastrzeżeń do przesłanej wizualizacji. Za datę akceptacji wizualizacji oraz wzorcowego materiału przyjmuje się oświadczenie Zamawiającego przesłane do Wykonawcy drogą e-mailową o przyjęciu wizualizacji oraz o wyborze wzorcowego materiału (produktu) z którego ma zostać wykonana choinka bez żadnych uwag i zastrzeżeń Zamawiającego. Akceptacja wizualizacji i wybór wzorcowego materiału z którego ma zostać wykonana choinka przez Zmawiającego upoważnia Wykonawcę do przystąpienia do dalszej realizacji Umowy. Za datę wykonania Umowy uważa się dzień podpisania przez Strony protokołu odbioru Przedmiotu Umowy, bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego. Osobami upoważnionymi do dokonania odbioru Przedmiotu Umowy oraz podpisania protokołu odbioru, o którym mowa w ust. 2 powyżej, ze strony Zamawiającego będzie: Pan Michał Juskowiak, a ze strony Wykonawcy Pani/Pan ___________________________. Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy wydany Zamawiającemu na podstawie protokołu odbioru będzie wolny od wad materiałowych i konstrukcyjnych oraz będzie gotowy do użytku bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych nakładów. Wykonawca zapewnia, że choinka, o której mowa w §1 ust. 1 Umowy będzie pierwszego gatunku, wolna od wad i/lub usterek i/lub braków oraz spełniać będzie warunki określone dla produktów bezpiecznych w rozumieniu ustawy z dnia 7 listopada 2025 r. o nadzorze nad ogólnym bezpieczeństwem produktów (Dz.U. z 2025 r., poz. 1826 z późn. zm.) oraz inne normy określone powszechnie obowiązującymi przepisami prawa dla tego typu produktów i/lub materiałów w tym określone w OPZ. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć kompletną w pełni funkcjonalną choinkę zewnętrzną wraz z elementami świetlnymi składającymi się na Przedmiot Umowy odporną na działania czynników atmosferycznych (w tym między innymi: odporność na wilgoć i mróz, brak odkształceń pod wpływem śniegu, odporność na UV), o wyglądzie jak w zaakceptowanej przez Zamawiającego wizualizacji wykonaną z wybranego przez Zamawiającego materiału należycie zabezpieczoną przez uszkodzeniem i przystąpić do jej należytego montażu w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie Gminy Dopiewo. Z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie montażu odbyć się może tylko i wyłącznie w obecności upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego. W ramach wynagrodzenia określonego w §2 ust. 1 Umowy Wykonawca zapewnia Zamawiającemu przeszkolenie przedstawicieli Zamawi

(treść skrócona - pełny dokument w załączniku)